Lean A3 : définition, outil, conseils

Lean A3 : définition courte

  • A3 est une méthodologie d'amélioration continue et de résolution de problèmes développée par le constructeur Toyota.
  • La méthode tire son nom du format A3 de la feuille de papier qui synthétise toutes les informations sur un problème.
  • La méthode A3 est basée sur la méthode PDCA ou Roue de Deming (Plan-Do-Check-Act = Planifier-Réaliser-Vérifier-Assurer et améliorer)
  • Selon la complexité du problème, la feuille A3 sera manuscrite ou réalisée avec un fichier Excel.

Synonymes

Toyota A3, rapport A3, A3 problem solving, A3 issue solving

Sommaire

Utilité de la méthodologie Lean A3

Les bénéfices de la méthode A3

  • L'A3 aide à dépasser la simple perception d'un problème pour le formuler clairement
  • L'A3 est une méthode rigoureuse addressant les causes racines du problème
  • La méthode A3 est basée sur la collecte d'informations sur le terrain, pas sur des opinions
  • L'A3 oblige à construire un consensus avant de passer à l'action
  • L'A3 est un outil de communication visuel et structuré, de type story-telling (comme un story board de cinéma)
  • L'utilisation fréquente de la méthode A3 construit une culture de la résolution de problème

Rapport A3 : champ d'application

  • Plan stratégique d'entreprise
  • Résolution de problème, aide à la décision
  • Promouvoir une idée, une proposition de changement
  • Compléter une analyse de processus (VSM)
  • Soutenir une initiative d'amélioration radicale (RIE, Kaizen Blitz)

Lean A3 Toyota : les 9 blocs d'informations

Structure A3 Lean Toyota

La structure de l'A3 Toyota n'est pas unique : il existe des variantes. Ceci est une synthèse.

A3 en-tête 1 : résumé du problème (titre du A3)

  • Décrire le problème factuellement en 1 ou 2 phrases simples
  • Utliser des termes compréhensibles de tous

A3 en-tête 2 : identification du A3

  • Entité organisationnelle concernée
  • Leader du A3, sponsors, Senseï

A3 en-tête 3 : historique du A3

  • Date de début, date de la version, date de validation

A3 bloc 1 : les raisons d'agir

  • Parmi tous les problèmes, pourquoi s'attaquer à celui-ci en particulier ?
  • Quelles en sont les conséquences pour le client et pour l'entreprise ?

A3 bloc 2 : l'état actuel du problème

  • Décrire et expliquer le processus actuel
  • Indiquer les écarts par rapport aux attendus en vigueur actuellement
  • Etre précis, mentionner de préférence des chiffres et des faits

A3 bloc 3 : l'état désiré (les objectifs visés)

  • Décrire que l'on doit atteindre dans le futur : capacités, productivité, qualité, satisfaction client, etc...
  • Ne pas raisonner sur la base de solutions identifiées
  • Ne pas se mettre de barrières psychologiques, ratisser large. Etre souple et réactif.
  • Eviter les jugements et les critiques
  • Identifier les indicateurs (KPI) approppriés
  • Comme pour le bloc 4, être factuel, privilégier les chiffres

A3 bloc 4 : l'analyse des écarts, la recherche des causes racines

  • Adresser les causes racines évite la réapparition du problème ultérieurement
  • Dessiner un Arbre des Causes (Diagramme d'Ihikawa, ou diagramme en arrêtes de poissons)
  • Pour certains processus, un schéma SIPOC peut être judicieux (Supplier-Input-Process-Output-Customer, FIPEC en français)
  • Challenger les affirmations avec les "5 pourquoi" consécutifs (5 why)
  • Si le problème est trop vaste, le fractionner en plusieurs problèmes plus petits (breakdown)
  • En cas de divergences d'appréciation entre participants, utiliser un tableau de scoring pour converger

A3 bloc 5 : recherche de solutions

  • La recherche de solution se déroule en 2 temps : recherche (brainstorming), puis sélection (avec les méthodes d'aide à la décision).
  • Prendre en considération des solutions d'amélioration (Kaizen) ainsi que des solutions de "changement radical" (kaikaku).
  • La méthode SCAMPER peut s'appliquer (Substituer, Combiner, Adapter, Modifier, Produire, Éliminer, Reverser).
  • Sélectionner les correctifs adressant les causes racines du problème formulé
  • Evaluer les idées sur une matrice "coûts / bénéfices"

A3 bloc 6 : expérimentation rapide des contre-mesures

  • Exécuter immédiatement les actions urgentes, faciles et rapides à mettre en oeuvre
  • Traquer les éventuels effets pervers des contre-mesures mises en place

A3 bloc 7 : le suivi du plan d'action

  • Suivre de près les indicateurs de résolution du problème
  • Confirmer les gains et les effets indésirables
  • Intégrer les nouvelles pratiques dans les standards

A3 bloc 8 : état final,

  • Reprise des indicateurs des blocs précédents, avec objectifs et réalisation
  • Communiquer les évaluations et les enseignements aux parties prenantes
  • Clôture du projet

A3 bloc 9 : le retour d'expérience

  • Prendre du recul sur le déroulement du projet A3, en tirer les enseignements
  • Recueillir l'avis des parties prenantes, échanger les points de vue

Lean A3 : conseils pratiques

Apprendre à conduire un A3

  • Un A3 est difficile à mener, car il faut travailler simultanément sur le fond et la forme.
  • La méthode n'est inée pour personne.
  • Une formation préalable, un entrainement à blanc, puis un coaching pour le premier véritable A3 sont indispensables.
  • Un A3 peut être visuellement parfait mais contenir un fatras d'inepties et de hors-sujet.

Conseils pour la conduite d'un A3

  1. Créer le support manuscrit ou le fichier Excel, compléter le bloc 1
  2. Interviewer les parties prenantes et stocker les informations dans des fichiers (1 fichier de notes par bloc)
  3. Synthétiser les informations utiles dans les blocs 2 à 6
  4. Avancer sans a-priori, par itérations
  5. Affiner progressivement le contenu des blocs
  6. En terme d'outils et de schémas, rester au niveau de complexité maitrisé par les parties prenantes

La philosophie du A3 : réfléchir avant d'agir

  • Eviter le travers fréquent qui consiste à sauter directement du problème à la solution (C'est à dire : bloc 2 => bloc 7)
  • Certains experts préconisent de consacrer 90% du temps à la préparation et seulement 10% à l'action.
  • Il n'y a pas d'opposition entre les méthodes A3 et AGILE, au contraire. Les blocs 7 et 8 peuvent être exécutés en mode AGILE.
  • La méthode AGILE ne dispense en rien de formuler correctement le problème et d'identifier les causes racines avant de passer à l'action.

Conseils pour faire un A3 avec Excel

  • Ne pas tenter de créer tous les textes et illustrations directement sur l'A3 complet
  • Utiliser un onglet pour chacun des 9 blocs, pour y préparer séparément textes et illustrations
  • Enrichir progressivement l'A3 complet par copier-coller sous forme d'images.

En savoir plus :

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